בשנים האחרונות אנו עדים לאירועי קיצון המתרחשים בפתאומיות, ללא הכנה מוקדמת. מגפת הקורונה שפרצה במרץ 2020 היא דוגמה לכך. בישראל חווינו את המתקפה הרצחנית שהובילה למלחמה ארוכה הנמשכת כבר למעלה משנה. אפשר למנות גם אירועי קיצון באקלים, רעידות אדמה ואף אירועי סייבר בהיקף הולך וגדל. מצב העניינים הזה אף זכה לכינוי – VUCA – ראשי תיבות של volatility, uncertainty complexity, and ambiguity.
מציאות זאת, בה התרחשות אירועי קיצון בסביבתנו כבר אינה נדירה ורחוקה אלא הופכת לחלק בלתי נפרד מהעולם העסקי, דורשת מחברות להתמודד עם אתגרים רבים הניצבים בפניהן כמו: שיבוש דרמטי בפעילות, הפסדים כספיים, משברים תדמיתיים, אי עמידה בדרישות החוק ועוד.
היכולת והצורך לייצר חוסן (resiliency) אל מול האמור תהפוך את החברה לעמידה יותר לזעזועים ואתגרים אלה ובכך לטובה וחזקה יותר.
מדוע הכנה ותרגול הכרחיים?
להכנה ותרגול לקראת אירועי קיצון בחברות חשיבות מהותית. הם מהווים צורך חיוני לשמירה על הרציפות העסקית, ליצירת שרידות, להגנה על העובדים ועל הנכסים, למיצוב תדמית חברה כארגון אחראי, מעורר אמון, המחויב ללקוחותיו, לעובדיו ולמשקיעים בו. ההשקעה של חברות בהכנה ובתרגול לקראת מצבי חירום מספקת להן מספר יתרונות משמעותיים:
- הצלת חיי אדם והגנה על העובדים- אירועי קיצון כגון ירי טילים, רעידת אדמה עלולים לפקוד אותנו ללא זמן להכנה מוקדמת ולגרום לפגיעה פיזית בעובדים. ניסיון בארץ ובעולם מוכיח כי אנשים שידעו כיצד לנהוג בחירום, הצילו את חייהם ושיפרו את ההתמודדות. כך גם בחברות, הכנה ותרגול להתנהלות בדקות ובשעות הראשונות של האירוע, בכל הקשור לדרכי המילוט של העובדים, לדרכי התגוננות, לאופן פינוי הנפגעים, לקריאה לכוחות ההצלה וכו', מפחיתים את הסיכון לפגיעה פיזית בעובדים ומעלים את הסיכוי להצלת חיים ולטיפול יעיל ונכון בנפגעים.
- מניעת והפחתת נזקים- אירועי קיצון בלתי צפויים עלולים לגרום להפסדים כספיים משמעותיים, לפגיעה במתקני החברה, לפגיעה במוניטין החברה ועוד. הכנה מראש ממזערת נזקים, מזרזת את השיקום ולעיתים מונעת לחלוטין נזקים שהיו עלולים להיגרם ללא היערכות מוקדמת.הכנה מראש עשויה לכלול למשל פיזור מלאי חומרי גלם מהותיים הקריטיים לתהליך הייצור להם זמן אספקה ארוך. פיזור המלאי מצריך בדיקה מראש של כדאיותכלכלית וכאשר נמצאת כדאיות למהלך נדרשת קבלת החלטה באשר לאזורים בהם ימוקמו המחסנים. בהמשך, נדרש הליך יישום ההחלטה. שלבים אלו, העשויים להפחית נזק עצום העלול להיגרם כשכל המלאי הקריטי נמצא במחסן אחד, מצריכים זמן והכנה מראש. כחלק מתוכנית המשכיות עסקית אשר בנינו למספר לקוחות, המלצנו לפזר את מלאי חומרי הגלם החיוניים שלהם בין שלושה מחסנים המרוחקים זה מזה גיאוגרפית ברחבי הארץ, זאת כיוון שמלאי זה היה מרוכז כולו באזור הרגיש לפגיעת טילים. פיזור המלאי מבטיח המשך פעילות גם במצבי חירום.
- שמירה על רציפות תפקודית והישרדות הארגון- בקרות אירוע קיצון שוררים בלבול ומתח רב. תכנון ראוי לתרחישים קיצוניים ממזער את הבלבול ומאפשר קבלת החלטות אפקטיביות ככל הניתן. בנוסף, תגובות מהירות ויעילות לאירוע קיצוני מסייעות לחברה לחזור לשגרה במהירות האפשרית ולמנוע שיבושי משנה משמעותיים בפעילות.
- ציות לרגולציה ועמידה בתקנים- בחלק מהארגונים כמו בנקים, משרדי ממשלה וגופים מוסדיים, ניהול המשכיות עסקית ובניית תוכנית המשכיות עסקית באים לידי ביטוי בהוראות חוק. כמו כן, חברות המאמצות תקנים מסוימים נדרשות לעמוד בדרישות התקן ולהוכיח כי הן ערוכות להתמודד עם מצבי חירום ואירועי קיצון. גם חברות נסחרות בבורסות בארה"ב וישראל, המדווחות לפי מתודולוגיית ה COSO לממשל תאגידי, נדרשות להבין שחלק מהעקרונות, אשר הן מדווחות לפיהם, כוללים התייחסות לכך שבוצעה בחינה של נאותות ניהול הסיכונים ובכלל זה נאותות היערכותן לאירועי קיצון בלתי צפויים.
- שיפור המוניטין- חברה מוכנה ומצוידת להתמודדות עם אירועי קיצון ומצבי חירום תצטייר כארגון אחראי, מקצועי ומחויב, מה שיחזק את המוניטין שלה בקרב לקוחות, עובדים ומשקיעים.
כיצד ניתן להיערך?
- ישנם כבר Best Practices לתכנון הרציפות התפקודית. מסגרת מוכרת כזו היא יצירת טבלת BIA (Business Impact Analysis) הממפה, בין היתר, את תהליכי העבודה הקריטיים, את התלויות של תהליכים אלה, את יעדי ההתאוששות שהוצבו בימי שגרה עבור כל אחד מהתהליכים ואת הסדר הרצוי להחזרתם לפעילות. היא מאפשרת לחברה לראות באופן מקיף את תהליכי העבודה ואת החיבור ביניהם ולקבל החלטה מהירה ומושכלת באשר להמשך ההתנהלות בשעת משבר. כמו כן, יצירת אסטרטגיית פעולה לאירועי קיצון מבעוד מועד מציגה רעיונות ודרכי פעולה מיטביים ומושכלים לחלופות ולפתרונות אשר הוכנו ונידונו מראש. פתרונות אלו אינם נרקמים במשך שעות ספורות אלא מצריכים זמן והכנה מוקדמת.
- דוגמה להכנה מוקדמת היא היערכות לעבודה ידנית במקרה בו האירוע הקיצוני גרם להשבתה כוללת של מערכות המידע, כגון אירוע סייבר. למרבית החברות בימינו קיימת תלות גבוהה במערכות מידע. לחברות כאלה אנו בונים אסטרטגיות המשכיות עסקית הכוללת, בין היתר, הסבת פעולות תלויות מערכות מידע לפעולות הנעשות באופן ידני שתאפשר רציפות תפקודית ככל שניתן עד לחזרה לתפקוד מלא או חלקי של מערכות המידע.
- היבט נוסף ומהותי החיוני לשמירה על הרציפות התפקודית הוא המשאב האנושי. בעת אירוע קיצון עשוי להיות שינוי בכמות העובדים הזמינים, מסיבות שונות. אסטרטגיית המשכיות עסקית כוללת התייחסות להסמכת והכשרת עובדים מחליפים. כמו כן, ההיערכות לאירוע קיצון מצריכה הגדרת צוותים, חלוקת אחריות והגדרות תפקידים ברורות. גורמים שהוסמכו בצוותים השונים נדרשים להכיר מראש את תחומי האחריות שלהם בהיבטי המשכיות עסקית ובשעת אירוע קיצון עליהם לבצע את התפקיד שהוטל עליהם במסגרת תחום האחריות שהוגדר להם.
- תרגיל המדמה אירוע קיצון יחדד את האחריות של כל אחד מהגורמים ואת הדינמיקה ביניהם.
לסיכום, אמנם אין לארגונים ולחברות יכולת לשלוט בהתרחשות האירועים הקיצוניים אבל בהחלט ביכולתם להתכונן טוב ככל האפשר, בכך להקטין את מידת אי הוודאות ולשפר את יתרונם התחרותי ואת ה-Resiliency. ההכנה הכרחית! היא הכרחית לשמירה על רציפות תפקודית, לשמירה על חיי אדם, לחיזוק תדמיתי, ליצירת יתרון תחרותי ולעיתים היא אף סוללת דרכים לצמוח מהמשבר!
ניתן להיערך לאירועי קיצון באמצעות בניית תוכנית המשכיות עסקית- BCP הכוללת, בין היתר, טבלת BIA ואסטרטגיות פעולה להמשכיות עסקית, בניית תוכנית התאוששות מאסון בהיבטי מערכות מידע-DRP המותאמת ל-BCP ועריכת תרגילים המדמים אירועי קיצון.
מחלקת ניהול סיכונים ב-EY מספקת, בין היתר, שירותים מגוונים בתחום ההמשכיות העסקית לחברות. מומחי התוכן שלנו בונים תוכניות המשכיות עסקית מפורטות, נהירות ואופרטיביות מותאמות חברה ומותאמות סוג פעילות ועורכים בחברות תרגילי המשכיות עסקית מסוגים שונים.
