מערכות המידע הן כלי העבודה המודרניים לרוחב כל מחלקות הארגון. השימוש והתלות בהן רק הולך וגובר. למעשה, יש יותר ויותר דרישה להטמעה של מערכות מידע נוספות: דו"חות, Dashboards, תוכנות BI, ולאחרונה, ביתר שאת, גם פתרונות AI. אולם, מול הדרישה ההולכת וגוברת לכלים ממוחשבים עומדת סוגיה מעט נסתרת שפוגעת ביעילות של כלים רבים ובמקרים רבים מפחיתה משמעותית את ה-ROI לארגון – סוגיית האימוץ.
מהו אימוץ?
אימוץ מערכת מידע הוא אלמנט המודד את השימוש בפועל של המערכת מול יעדי השימוש שלה ומול פוטנציאל השימוש שלה, ברמה איכותית וכמותית.
הטמעה של מערכת מידע יכולה להסתיים בהצלחה טכנית, אולם אם לא יעשו בה שימוש מספיק או נכון הרי שבהסתכלות הארגונית זהו כשלון.
ברוב המקרים היוזמה להקמת של מערכת מידע נובע מרצון או צורך אמיתי של עובד, מנהל או יחידה בפתרון טכנולוגי מסוים. אולם בפועל במקרים רבים, הפתרון אינו מאומץ והארגון נשאר עם מערכת שהושקעו בה משאבים רבים אך נמצאת בשימוש נמוך מאוד.
מהם גורמים מרכזיים המשפיעים על אימוץ מערכות מידע?
אנשים נוטים לחשוב שעיקר העבודה על האימוץ צריכה להיעשות מרגע העלייה לאוויר. אנו מצאנו כי
על מנת להשיג אימוץ יש לפעול בראיית אימוץ, כבר מהשלבים הראשונים של הפרויקט. הצבת האימוץ כיעד לאורך תהליך ההטמעה תסייע משמעותית לתהליך האימוץ, משלב הרעיון ועד שלב ההטמעה והתמיכה.
- הצורך – בשלב החשיבה והתכנון יש לבדוק היטב את הצורך, למערכת צריך להיות צורך נתפס ברור, ככל שהצורך קרוב יותר ושקוף יותר למשתמש יהיה קל יותר לגרום לו לאמץ אותה. במידה והצורך הוא ארגוני ואינו ברמת המשתמש ידרשו כלים נוספים להביא את המשתמש לאימוץ של המערכת.
- אפיון ותכנון המערכת – אפיון נכון שתואם לצרכי המשתמש ומייצר פתרון יעיל הינו בעל השפעה מהותית על האימוץ. תכנון מערכת באופן לא יעיל, טלאי על טלאי ובאופן שאינו תואם את תהליכי העבודה יעורר התנגדות בקרב המשתמשים ויפגע ברצון להשתמש בה.
- הבנת וניהול השינוי אשר מביאה המערכת – במקרים רבים השימוש במערכת החדשה יביא לשינוי באופן עבודת העובד או היחידה. לעיתים יהיה זה שינוי מינורי, אולם לעיתים יהיו לו השפעות משמעותיות על שגרות העובד. זיהוי מוקדם ונכון של השינויים העתידיים יאפשר לנו להתכונן נכון במגוון כלים, להקטין התנגדות, להביא את העובד בשל יותר לקו הסיום ולהגביר את השימוש והאימוץ.
- יצירת תמונת עתיד ברורה – אנשים לא אוהבים עמימות. ככל שתמונת העתיד ברורה יותר, כך יהיה לנו קל יותר להטמיע את המערכת ולגרום לאימוצה. במיוחד אם זיהינו שינויים משמעותיים וגם אם תהליך ההטמעה ארוך ובשלבים, עלינו לחשוף את העובדים מוקדם ככל האפשר אל תמונת עתיד ברורה ולא לייצר חוסר ודאות אשר יגרום אנשים לחשוש מהמערכת ויפגע באימוץ.
- הכנת הארגון – יש לפעול באופן אקטיבי בקרב קהל היעד של המשתמשים כבר משלבי התכנון והיישום, לתקשר את המערכת החדשה, את המטרות והיעדים שלה, את השינויים, את הפעולות שאנו נוקטים כדי לאמצם ולדאוג שקהלי היעד הרלוונטיים יהיו מעורבים ומעודכנים בתהליך ההטמעה ובתוצאותיו בהתאם לצרכיהם.
- בניית יכולות – לאחר שביצענו את תהליכי התקשור וההכנה צריך להדריך ולהכין את המשתמשים לשימוש במערכת. אם בצענו הכנה נכונה, המשתמשים יגיעו ברמת התנגדות נמוכה לשלבי ההדרכה ויהיו פתוחים להקשבה ולמידה. יש לספק למשתמשים את כל הכלים והידע הרלוונטיים לצורך השימוש במערכת ולספק מנגנוני תמיכה וריענון זמינים.
- שימור ושיפור האימוץ – התקופה הראשונה לאחר העלייה לאוויר היא התקופה הקריטית ביותר לתהליך האימוץ. השימוש הראשון בכל מערכת או אפליקציה תמיד יהיה מאתגר וישפיע על רצון המשתמש לעשות את השימוש השני, השלישי והלאה. עלינו לספק את כל כלי התמיכה וההדרכה באופן פרואקטיבי, בצורה מועצמת ולוודא באופן יזום כי המשתמש צולח את התקופה הראשונה בהצלחה.
אם המשתמש:
מעבר לתהליך העבודה יש גורם אחד מאוד חשוב שיש לבנותו כתשתית בארגון והוא המדידה. כדי למדוד אימוץ עלינו:
- לבנות תשתית של הגדרות ומדדים לאימוץ מוצלח בהתאם לפרויקט עצמו – כמות שימוש, כמות משתמשים עומק שימוש, תדירות שימוש וכדומה.
- להטמיע כלי מדידה שיאפשרו לנו ניטור נכון ובזמן אמת של המדדים שקבענו.
- למדוד באופן תדיר, להתייחס לתוצאות ולהגיב בהתאם
אימוץ מערכות מידע הוא תהליך מורכב המשלב היבטים טכנולוגיים, ארגוניים ואנושיים. הצלחת הטמעת מערכת מידע תלויה במידה רבה ביכולת הארגון לתכנן את המערכת, לנהל את השינוי ולתמוך במשתמשים לאורך התהליך. השקעה בתהליך האימוץ אינה פחות חשובה מההשקעה בטכנולוגיה עצמה, ולעיתים אף חשובה יותר. ארגונים המבינים זאת ומשקיעים משאבים מתאימים בתהליך האימוץ, מגדילים משמעותית את סיכויי ההצלחה של פרויקט הטמעת מערכת המידע.
