בעידן שבו עלויות התשומות והכסף הולכות ומתייקרות, ארגונים מחפשים כל דרך לשפר את רווחיותם.
בעוד שרבים מתמקדים בהגדלת ההכנסות, ארגונים נוטים לא לייחס מספיק תשומת לב לנושא ההוצאות, למרות הפוטנציאל המשמעותי הטמון בו. התייעלות בהוצאות היא הזדמנות לשפר את התקציב הארגוני, לייעל תהליכים ולהפוך אותם לכלי אסטרטגי משמעותי.
פרויקט התייעלות בהוצאות הוא פרויקט רוחבי וחוצה ארגון, שמטרתו למפות את ההוצאות, לזהות מוקדי חיסכון ולבנות תוכנית פעולה המובילה לשיפור כלכלי משמעותי. התהליך מלווה על ידי חברת EY אשר פועלת עם תאגידים מכלל הסקטורים בישראל – הייטק, פיננסים, מזון, קמעונאות, תעופה, תעשייה ועוד.
שלבי התהליך
השלב הראשון הוא מיפוי בסיס ההוצאות. אנו מנתחים את כלל ההוצאות הארגוניות, על ידי ניתוח הסכמים, חשבוניות ותשלומים לספקים, קבלת נתונים וחקר כל הוצאה בארגון. במסגרת זה נערוך מיפוי רכש תוך חלוקה לקטגוריות ראשיות ותתי קטגוריות. בשלב זה נערוך גם ראיונות עומק, שיחות עם בעלי תפקיד בארגון – מהמחסנאי ועד המנכ"ל. לבסוף, השלב הזה יכלול זיהוי מוקדי חיסכון – הגדרת התחומים בהם ניתן לייעל ולהפחית עלויות.
השלב השני הוא כימות פוטנציאל החיסכון. בשלב זה מתבצע Benchmark (מדדי ייחוס) מול ארגונים דומים בארץ ובעולם, תוך שימוש במאגרי נתונים שלנו שהמטרה היא לייצר יוזמות חיסכון ולזהות Quick Wins ליישום מיידי. למשל, בתהליך ברשת קמעונאות מצאנו ששתי יחידות שונות בחברה, משלמות לאותו ספק, על אותה עבודה, סכומים שונים לגמרי. פער כזה מגלם פוטנציאל חיסכון מיידי.
שלב זה מסתכם ביצירת רשימת יוזמות, בטווח מיידי, בינוני, וארוך – והגדרת פוטנציאל החיסכון הכולל. זה נעשה לצד זיהוי אתגרים וסיכונים מרכזיים בתהליך, ואמידת מורכבות יישום "יוזמות ההתייעלות".
השלב שלישי: גיבוש תוכנית עבודה ליישום. שלב זה כולל בניית תוכנית עבודה מפורטת, שתכלול את יוזמות ההתייעלות, קביעת צוותי עבודה, הגדרת לוחות זמנים ומדדי הצלחה. השלב הרביעי הוא יישום ההמלצות. בשלב זה מיישמים את היוזמות, תוך בקרה וניהול שוטף ותמיכה בצוותי העבודה.
אז איפה הכסף?
מהניסיון שלנו ראינו שעיקר פוטנציאל החיסכון "מתחבא" במספר תחומים. בקטגוריית הטכנולוגיה יש לא מעט מקום להתייעלות: למשל, בניתוח רישיונות התוכנה – כמות מול שימוש בפועל. או בשימוש במשאבי ענן (סטורג' וכח חישוב) – כמעט תמיד ניתן להשיג אופטימיזציה ושיפור התנאים המסחריים. בארגון פיננסי גדול הצלחנו לאחרונה לחסוך בהוצאות VMware על ידי שיפור תנאי החוזה המסחרי, ובכך חסכנו מאות אלפי דולרים.
לא פעם ניתן גם להשיג חיסכון משיפור ההסכמים מול ספקיות התקשורת, תוך בחינת שינוי ארכיטקטורה. בישראל, הכסף הגדול נמצא הרבה פעמים בהסכמי תמסורת ישנים שהארגון "סוחב", וניתן לעבור לתצורה מודרנית שהיא גם יותר יתירה וגם יותר זולה.
קטגוריה מרכזית נוספת להתייעלות היא בעולם התפעול והאחזקה. לארגונים יש הוצאות גדולות על ניקיון, ליסינג, דלק, אבטחה, בנייה וחשמל. הרפורמה בשוק החשמל, אותה אנחנו מכירים היטב כבר מהפרסומות בטלוויזיה, מאפשרת חיסכון גם לארגונים. שווה לשקול "ניוד" ספק אנרגיה, בהתאם לצרכים הספציפיים של הארגון. פיתחנו כבר מומחיות בנושא והערך לחברה הוא לא רק בחיסכון ישיר, אלא גם בעולמות האחריות התאגידית. עוד דוגמה: ברשת קמעונאות המלצנו על מעבר מאבטחה קבועה לאבטחה מדלגת – ובצעד זה לבדו, חסכנו מיליוני שקלים בחישוב שנתי.
קטגוריה שלישית לחיסכון היא בעולם השיווק: ניתוח הסכמי מדיה ופרסום, בחינת עמלות ותנאים מסחריים. למשל, בחברת ביטוח גדולה, פתחנו את הסכמי המדיה – תוך בחינת תמהיל המדיה של הארגון – Offline מול Online – ושיפור כלל ההסכמים. הובלנו כך לחיסכון של מיליוני שקלים.
בנוסף לקטגוריות אלו, ישנו לא פעם פוטנציאל לחיסכון "סקטוריאלי", למשל: בבנקים על ידי תפעול המזומנים. בחברות ביטוח על ידי שיפור תהליכי הגבייה. תהליך חיסכון בעלויות אנו מיישמים גם בחברות תעשייתיות, על ידי שיפור תהליכי ייצור, חדשנות בתהליכים עסקיים, קבלת מענקים ממשלתיים, פתיחת שווקים חדשים ועוד.
דוגמאות להתייעלות
על קצה המזלג, להלן מספר דוגמאות ליוזמות חיסכון שיישמנו בחודשים האחרונים:
- בארגון פיננסי מצאנו הסכם רכש של 1000 רישיונות Monday, כשבפועל נעשה שימוש בתוכנה ב-200 עמדות בלבד.
- בארגון פיננסי אחר, מצאנו עשרות עמדות שירותי מידע (בלומברג) – משולמות ולא מנוצלות.
- בארגון שלישי נמצאו שלוש מערכות מרכזיה טלפונית משולמת. ביטול שתיים מהן הוביל לחיסכון משמעותי הן בתחזוקה והן ברישוי.
- בשתי חברות אנרגיה בחנו את עולם ההובלות ועל ידי שינוי תוואי נסיעת הנהגים (קו החלוקה) וכך הצלחנו לחסוך מאות אלפי שקלים בשנה לכל אחת מהן.
חשוב לומר, בכל תהליך חיסכון בהוצאות נקפיד על 3 העקרונות הבאים: התאמה לצרכי הארגון: כל יוזמה מותאמת לצרכים, ללא פגיעה באיכות השירות או בתכולות הארגוניות. בחינת סיכונים: ניהול נכון של הסיכונים ויישום פתרונות רגולטוריים מתאימים. שמירה על המשכיות עסקית: כל שינוי נעשה תוך שמירה על רציפות ותפקוד הארגון.
לסיכום
התייעלות בהוצאות היא כלי אסטרטגי לשיפור רווחיות, התייעלות תפעולית ויצירת ערך אמיתי לארגון. התהליך רלוונטי לכל ארגון – בין אם הוא במצב רווחי או מתמודד עם אתגרים.
בעידן של עלויות גבוהות, התייעלות בהוצאות היא לא רק מענה טקטי – אלא כלי אסטרטגי לניהול אחראי. ארגונים רבים אינם מודעים למלוא הפוטנציאל הטמון באופטימיזציה של התקציב, אך תהליך נכון של התייעלות מאפשר:
- חיסכון כספי משמעותי: באמצעות זיהוי והסרת "עודפים" והוצאות מיותרות, ניתן להקצות את המשאבים לטובת פעילויות מניבות ערך מוסף.
- שיפור תהליכים ארגוניים: מעבר לחיסכון הישיר, התהליך מוביל להתייעלות בתפקוד היומיומי של הארגון – שיפור בנהלי עבודה, הקטנת כפילויות, וייעול שיתופי פעולה פנימיים וחיצוניים.
- עידוד תרבות ארגונית של אחריות וחיסכון: תהליך התייעלות מוצלח מחדיר בארגון תפיסה של ניהול אחראי – המחלחל לכל דרגי העובדים.
בזכות הניסיון הרב שלנו במגוון סקטורים, אנו מספקים לארגון תוכנית עבודה פרקטית, נתמכת במודלים כלכליים, ניתוח נתונים ובנצ'מרקים. אנו לא רק מזהים בעיות, אלא גם מביאים לפתרונות אפקטיביים המותאמים אישית לכל ארגון. התייעלות בהוצאות היא לא רק קיצוץ – היא מהלך חכם, מושכל וממוקד ביצירת ערך מתמשך, תוך שמירה על רציפות עסקית ושיפור מתמיד בביצועים.
